24 Saate Sığmayanlar: Zaman Yönetimi İçin Tüyolar

Makro evrensel bir pencereden bakalım; 3 boyut ve zaman var. 3 boyutlu varlıklar olarak zaman yönetimi için taktiklerimiz de var!

“Yetişmiyor.”,”Yarına kaldı.”, “Bu saatten sonra toplantı olmaz.” ve daha pek çok geciken işin giriş cümlesi… Artık performansınızın önünde engel olmasın bunlar. Bilim sayesinde öğrendiklerimiz bize mevcut enerjimizi doğru kullanmak ve performansımızı artırmak için birçok yöntem sunuyor. Bunların ışığında iş dünyasının gerekliliklerini yerine getirmek için en önemli metrik olan zamanı doğru yönetmek için bilmeniz gerekenler de var.

Productivity Institute’nin yaratıcısı olan Dr. Doanld E. Wetmore’nin, çalışma hayatının son 20 yılındaki çalışmalarından elde ettiği çıkarımlardan alıntıladıklarımızla desteklediğimiz yazıda bahsi geçen maddeler size de hiç yabancı gelmeyecek.

Plan Yapmak Vazgeçilmezdir

“İş adamlarının ve meslek sahiplerinin %70’i “Yapmak Zorunda Olunanlar” için bir “Yapılacaklar” listesi çıkarır. Bunun dışında %5’i, bir de “Yapmak İstenilenler” listesi çıkarır.

Bütün işlerin yetişmesi gerekir ancak bütün işleri aynı anda yapmak mümkün değildir. Bir ya da birkaç öncelik kriteri belirleyerek işlerin bu bağlamda bir sıraya konulması ve anormal bir şart gelişmedikçe de bu sıraya sadık kalınması gerekir. Aksi halde her işi yarım yarım yapmak zaman yönetimi konusunda tüm iş süreçlerini olumsuz etkileyecektir. “Yapılacaklar”ın ya da “Yapmak Zorunda Olunanlar”ın yapılması mümkün olmayacaktır. Bu durumda “Yapmak İstenilenler”in de…

Gereksiz İletişim Kesintilerini Önlemek

Zaman yönetimi teknikleri, her daim uzun vadeli bir yönetim anlamına gelmez. Aslında bunu sağlamak öncelikle en küçük pürüzleri ortadan kaldırmakla başlıyor, diyebiliriz. Gün içerisinde çok kısa süreli ama çok sık gerçekleştirilen her eylemin gereksiz yere vakit alan engellerini ortadan kaldırmak gerekir. Örneğin, telefon konuşmaları… Not almak için kalem kağıt aramak, dikkatli bir şekilde dinlememek, çalan her telefonu açmak, gündem maddeleri dışındaki konuları konuşmak tek seferde size 1 – 2 dakika kaybettiriyor olabilir ancak toplamda çok daha fazlasına mal oluyor.

Bölünmeleri Engellemek

Ufak tefek bölünmelerin çok da vaktinizi almadığını mı düşünüyorsunuz? Büyük resime Dr. Wetmore’nin aktardığı çıkarımlarından biri ile bakalım:

“Ortalama bir çalışan her 8 dakikada bir ya da 1 saat içinde tahminen 7 kere, gün içinde de 50 – 60 kere bölünüyor. Ortalama bir bölünme ise 5 dakika sürüyor ve bunlar, ortalama bir iş günü içinde toplamda 4 saati ya da günün %50’sini alıyor. %80’i “az önemli” ya da “önemsiz” olarak değerlendirilen bu bölünmeler gün boyunca yaklaşık olarak 3 saatin boşa harcanmasına sebep oluyor.”

Zaman yönetimi için bölünmeleri engellemek gün içinde birkaç saatinizi kurtaracak, dersek pek de yanılmış olmayız. Bir şirketin CEO’su ya da çalışanı olmanın fark etmediği bu şartı uygulamak da aslında çok basit; bir iş yaparken gelen telefonların, maillerin bir süre için durdurulması, ziyaretçilerin bekletilmesi ya da buna göre randevu düzeni oluşturulması yeterli olur.

Teknolojiye Adapte Olmamak

Alışkanlıklardan vazgeçmenin zor olduğunun farkındayız. Ancak teknoloji sayesinde artık iş dünyasında fazla vakit alan birçok iş yükü pratik uygulamalar ya da programlar ile kolayca yönetilebiliyor. Bu adaptasyonu sağlamamak zaman yönetimi konusunda negatif etkilenmenize sebep olmanın yanı sıra rakipleriniz karşısında avantaj kaybetmenize de sebep olur. Bu yüzden iş yaşamı için takvim oluşturmanıza, maillerinizi düzenlemenize, not tutmanıza ve daha pek çok işleme yardımcı olacak uygulama ya da programların kullanılması gerekir.

Konsantre Olmamak

Bir işi yapmak için sadece o işin başına geçmek bir anlam ifade etmez. Her gün aynı performansla çalışmak kimse için mümkün değildir ve bazı günler performans çok düşebilir. Bu durumda mevcut enerjiyi en etkili şekilde kullanmak zaman yönetimi açısından pozitif bir katkı sağlar. Dikkat verilmeyen önemli bir işe bütün gün ayırıp potansiyel hatalarla tamamlamaktansa daha az uğraş isteyen birkaç hatasız işi halletmek çok daha büyük bir verim alınmasını sağlar.

Düzenli Olmamak

Amerikan bilim-kurgu filmlerinden hatırlayacaksınızdır; dahiyane bir teorinin peşinden giden akademisyenlerin çalışma masaları tam bir kaos gibi görünür. Bir Amerikan filmi içinde işinize yarayabilir, ancak böylesi ikonik bir görünüm iş hayatınız için zaman kaybı demektir.

“Masası darmadağın olan bir çalışan günde, eşyaları yüzünden tahminen 1.5 saatini bazı şeyleri aramakla ya da haftada 7.5 saatini masasındaki şeyler yüzünden dikkat dağınıklığı yaşayarak kaybeder.”

Konsatrasyon kaybının çok kolay olduğu iş dünyasında önce kendi masanızdan işe başlamanız gerektiğini unutmamalınız. Dr. Wetmore’nin değindiği bu detay size çok da abartılı görünmemeli. Önemli notları rastgele aldığınız müsveddeler, kağıtların altında kalan kalemler, masanızın üzerinde duran hareketli süs eşyaları… Hepsi sizin için zaman kaybı yaratabilir ve zaman yönetimi açısından da birer engel olabilir. Bu yüzden masanızı düzenli tutmak da zamanı iyi kullanmanızı ve verimli olmanızı sağlar. 

Bütün bu nüanslar iş dünyası için yardımcı olabilir. Ancak zaman yönetimi eğitimi kurumsal çapta çok daha etkili bir fayda sağlamanın yolu olabilir. KATALOQ ile kurumunuzun zamanın önünde olması için alabileceğiniz ilgili eğitimleri tek platform üzerinden bulabilirsiniz. Eğitmen ve mekan seçeneklerini, farklı filtre ayarları ile birlikte araştırarak taleplerinize çok daha uygun sonuçlara ulaşabilirsiniz. Zaman yönetimi için birkaç tıkla sizin için doğru olduğunu düşündüğünüz eğitime hemen ulaşın.